Datenschutzerklärung

Name und Kontakt des Verantwortlichen gemäß Artikel 4 Abs. 7 DSGVO

Firma: Boiman Kupermann Solutions GmbH
Anschrift: Im Zollhafen 12, 50678 Köln
E-Mail: info@bks-lab.com

Datenschutzbeauftragter

Name: Michael Kupermann
Anschrift: Luegallee 118, 40545 Düsseldorf
E-Mail: datenschutz@kupermann.com
Datenschutzbeauftragter - TÜV Nord Zertifiziert

Sicherheit und Schutz Ihrer personenbezogenen Daten

Wir betrachten es als unsere vorrangige Aufgabe, die Vertraulichkeit der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten zu wahren und diese vor unbefugten Zugriffen zu schützen. Deshalb wenden wir äußerste Sorgfalt und modernste Sicherheitsstandards an, um einen maximalen Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

Als privatrechtliches Unternehmen unterliegen wir den Bestimmungen der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und den Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns, als auch von unseren externen Dienstleistern beachtet werden.

Erhebung personenbezogener Daten bei Besuch unserer Website

Bei der bloß informatorischen Nutzung der Website, also wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Wenn Sie unsere Website betrachten möchten, erheben wir die folgenden Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO):

IP-Adresse
Datum und Uhrzeit der Anfrage
Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
jeweils übertragene Datenmenge
Website, von der die Anforderung kommt
Browser
Betriebssystem und dessen Oberfläche
Sprache und Version der Browsersoftware

Einsatz von Cookies

Zusätzlich zu den zuvor genannten Daten werden bei der Nutzung unserer Website Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrer Festplatte dem von Ihnen verwendeten Browser zugeordnet gespeichert werden und durch welche der Stelle, die den Cookie setzt, bestimmte Informationen zufließen. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen. Sie dienen dazu, das Internetangebot insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver zu machen.

Diese Website nutzt folgende Arten von Cookies:

a. Notwendige Cookies

Diese Cookies sind für die Grundfunktionen der Website erforderlich. Dazu gehören Session-Cookies, die Ihre Präferenzen während Ihres Besuchs speichern, sowie Cookies für die Cookie-Einstellungen selbst.

b. Funktionale Cookies (nur mit Ihrer Zustimmung)

Diese Cookies verbessern die Funktionalität der Website, beispielsweise das Speichern Ihrer Präferenzen wie Dark Mode-Einstellungen. Sie werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung gesetzt.

KI-Chat (BKS Knowledge Agent)

Auf dieser Website bieten wir einen interaktiven KI-Chat an (den „BKS Knowledge Agent“), der Fragen zu unseren Inhalten und Leistungen beantwortet. Die Nutzung des Chats ist freiwillig.

Was verarbeitet wird

Wenn Sie eine Nachricht in das Chat-Feld eingeben und absenden, wird der von Ihnen eingegebene Text zur Erzeugung einer Antwort verarbeitet. Bitte geben Sie in den Chat keine vertraulichen, geschäftskritischen oder personenbezogenen Daten ein — der Inhalt Ihrer Nachrichten bestimmt allein, welche Daten verarbeitet werden.

Keine Speicherung des Verlaufs bei uns

Wir (Boiman Kupermann Solutions GmbH) speichern den Inhalt Ihres Gesprächsverlaufs nicht. Der Chat läuft als flüchtige In-Memory-Sitzung. Nach Ende der Sitzung ist der Verlauf nicht mehr vorhanden. Von Ihren Chat-Nachrichten wird in unseren Betriebs-Logs ausschließlich die Länge (Anzahl der Zeichen) festgehalten, niemals der Inhalt.

Davon getrennt sind zwei Funktionen, die Sie ausdrücklich auslösen und die dabei Daten speichern. Sie sind im folgenden Abschnitt beschrieben.

Wenn Sie dem Agenten aktiv Daten übergeben

Aufnahme Ihres Anliegens. Wenn Sie den Agenten bitten, Ihr Anliegen an uns weiterzugeben, speichern wir die Angaben, die Sie ihm dafür nennen. Das sind in der Regel Ihr Name, eine Kontaktangabe, das Thema und die Beschreibung Ihres Anliegens in Ihren eigenen Worten. Der Eintrag wird in einer zugriffsbeschränkten Datei auf unserem Server abgelegt und zusätzlich an ein internes BKS-Postfach gemeldet. Dieses Postfach ist fest hinterlegt und lässt sich weder über den Chat noch über den Agenten auf eine andere Adresse umlenken. Zweck ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage und die Kontaktaufnahme durch uns. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung, die Sie mit der Übergabe des Anliegens erteilen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO), sowie unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Wir bewahren den Eintrag auf, solange wir ihn für die Bearbeitung und die anschließende Korrespondenz benötigen. Die Löschung können Sie jederzeit verlangen (siehe „Rechte der betroffenen Person“).

Zusammenfassung per E-Mail. Auf Ihren Wunsch schickt der Agent eine Zusammenfassung des Gesprächs an eine E-Mail-Adresse, die Sie selbst nennen. Der Versand ist als Double-Opt-In gebaut, das heißt wir senden zuerst einen sechsstelligen Bestätigungscode an die genannte Adresse, und die Zusammenfassung geht erst heraus, nachdem Sie diesen Code im Chat genannt haben. Gespeichert werden dafür die von Ihnen genannte Adresse, ein Hashwert des Bestätigungscodes und der Sitzungs-Kennwert (contextId). Der Code selbst wird nicht im Klartext gespeichert. Dieser Datensatz ist 15 Minuten gültig und wird danach automatisch entfernt, ebenso unmittelbar nach dem Versand der Zusammenfassung sowie nach der dritten Eingabe eines falschen Codes. Um Missbrauch zu begrenzen, halten wir zusätzlich für 24 Stunden fest, für welche Adresse wann ein Code angefordert wurde. In unseren Betriebs-Logs erscheint die Adresse nur verkürzt (Beispiel: v***@e***), der Bestätigungscode niemals. Die versendeten E-Mails verbleiben im Postfach des absendenden BKS-Kontos. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung, die Sie mit der Bestätigung des Codes erteilen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).

Übermittlung an Anthropic (Claude) und Drittlandtransfer

Zur Beantwortung Ihrer Anfrage wird Ihre Nachricht an Anthropic (Anbieter des Sprachmodells „Claude“) übermittelt und dort verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt in den USA, also in einem Drittland außerhalb der EU/des EWR; sie stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. — soweit einschlägig — auf die EU-Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses, SCC) im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO. Auf die weitere Verarbeitung Ihrer Eingaben durch Anthropic haben wir keinen Einfluss; es gelten insoweit die Datenschutzbestimmungen von Anthropic.

Da wir den Inhalt der Konversation unsererseits nicht speichern und Sie ausdrücklich bitten, keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten einzugeben, halten wir die an Anthropic übermittelten Daten so minimal wie möglich (Grundsatz der Datenminimierung, Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Chat-Eingaben ist Ihre freiwillige Nutzung des Chats sowie unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO); soweit Sie durch das aktive Absenden einer Nachricht einwilligen, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

Technisch erforderlicher Sitzungs-Kennwert (localStorage)

Für die Sitzung legt der Chat einen zufälligen Kennwert (contextId) im lokalen Speicher (localStorage) Ihres Browsers ab, damit ein Gesprächsverlauf innerhalb Ihrer Sitzung zusammenhängt. Dieser Kennwert ist technisch erforderlich, um den Chat bereitzustellen, und dient nicht dem Tracking, der Analyse oder dem Profiling. Die Speicherung dieser für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlichen Information ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG ohne Einwilligung zulässig; ein Cookie-Banner ist hierfür nicht erforderlich. Sie können den Kennwert jederzeit durch Leeren des lokalen Speichers Ihres Browsers entfernen.

Ihre Rechte

Die nachstehend unter „Rechte der betroffenen Person“ beschriebenen Betroffenenrechte (insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch sowie Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde) gelten auch für die im Rahmen des KI-Chats verarbeiteten Daten.

Rechte der betroffenen Person

(1) Widerruf der Einwilligung

Sofern die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf einer erteilten Einwilligung beruht, haben Sie jederzeit das Recht, die Einwilligung zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

(2) Auskunftsrecht

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten. Sofern dies der Fall ist, haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten.

(3) Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen.

(4) Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)

Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der gesetzlich vorgesehenen Gründe zutrifft.

(5) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn eine der gesetzlichen Voraussetzungen gegeben ist.

(6) Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

(7) Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen.

(8) Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.